Wie virtuelle Datenräume helfen können

Bevor wir die Bedeutung virtueller Datenräume für Unternehmen erörtern, ist es wichtig zu verstehen, was ein virtueller Datenraum ist und wozu er nutzt. Ein virtueller Datenraum (VDR-Lösung) ist ein Online-Datenspeicher, den Unternehmen nutzen können, um wichtige Dokumente in einer hochsicheren Online-Umgebung mit externen Parteien zu teilen. VDRs (klicke hier) werden häufig verwendet, um virtuelle „Konferenzräume“ zu betreiben, in denen Einkäufer, Anwälte, Buchhalter und andere Fachleute vertrauliche Dokumente während verschiedener und vertraulicher Finanztransaktionen sicher einsehen können. Der sogenannte virtuelle data room software bietet Unternehmen die Tools, um geschäftskritische Dateien in Transaktionsumgebungen zu sammeln, zu organisieren, gemeinsam zu nutzen und zu überwachen – über alle Grenzen hinweg.

Computer sind in unserer Welt so allgegenwärtig, dass fast jedes Unternehmen auf multifunktionale Software und Technologietools angewiesen ist, um sein Geschäft reibungslos und effizient zu führen. Dies gilt insbesondere für Unternehmen, die international aktiv sind, Mitarbeiter in mehreren Ländern beschäftigen und Zweigstellen haben. Der virtuelle Datenraum ist eine ideale Lösung für Unternehmen, die nicht nur einen papierlosen Ansatz zum Speichern, Teilen und Überwachen wichtiger Geschäftsinformationen verwenden möchten, sondern auch für Wert auf ortsunabhängiges Arbeiten legen.

Was speichern Unternehmen in virtuellen Datenräumen?

Virtuelle Datenräume werden am häufigsten von Unternehmen verwendet, um vertrauliche und kritische Dokumente bei Transaktionen wie Fusionen, Übernahmen und Finanzierungen sicher mit mehreren Parteien innerhalb und außerhalb der Organisation zu teilen. Die im VDR gespeicherten Informationen sind oft sehr sensibel und wichtig für den Geschäftsinhaber. Daher ist es sehr wichtig, diese Informationen sicher zu schützen. Unternehmen nutzen heute aktiv die Möglichkeiten virtueller datenraumanbieter zur zuverlässigen Aufbewahrung von geistigem Eigentum, wie z. B. rechtlich geschütztem Patenten und Geschäftsgeheimnissen, sowie zur Aufbewahrung potenzieller Dokumente, die für das Funktionieren von Geschäftsprozessen wichtig sind, sowie für die Aufbewahrung von Finanzunterlagen, die für finanzielle, steuerliche und rechtliche Zwecke erforderlich sind. Angesichts der allgegenwärtigen Präsenz moderner Cyber-Sicherheitsbedrohungen ist ein virtueller Datenraum eine gute Lösung für Unternehmen, die die Sicherheit ihrer geschäftskritischen Daten gewährleisten möchten.

Warum benötigen zahlreiche Geschäftsumgebungen virtuelle Datenräume?

Die Nutzung virtueller Datenräume für Finanztransaktionen ist bereits zum Standard geworden. Fortschritte in der Online-Sicherheit in den letzten zehn Jahren haben die Bereitstellung physischer Datenräume dramatisch beschleunigt. Virtuelle Datenräume bieten Unternehmen eine hocheffiziente und praktische Plattform, um vertrauliche Geschäftsinformationen jederzeit und überall sicher auszutauschen und zu überwachen. Virtuelle Datenräume werden am häufigsten für die folgenden Arten von Transaktionen verwendet.

Fusionen und Übernahmen

Eine der häufigsten Anwendungen von VDR-Lösungen ist die Due Diligence bei Fusionen und Übernahmen. Einer Fusion geht oft eine große Menge sorgfältiger Geschäftsrecherchen voraus, die die Überprüfung einer großen Menge an Informationen erfordern. Unternehmen, die an Akquisitionsvorschlägen interessiert sind, befinden sich in der unangenehmen Lage, sensible Geschäftsdaten an mehrere Dritte weitergeben zu müssen. Virtuelle Datenräume bieten diesen Unternehmen Sicherheit und die Tools, die sie benötigen, um Dokumente mit minimalem Aufwand effizient zu teilen und sicher zu verwalten.

Durchführung eines komplexen Audits

Unternehmen sehen sich oft Szenarien gegenüber, in denen eine externe Partei die vertraulichen Geschäftsdaten des Unternehmens aus einer nicht wettbewerbsorientierten Perspektive betrachten muss. Unternehmen haben beispielsweise Rechtsanwälte, Wirtschaftsprüfer, Compliance-Prüfer usw. Es gibt viele Schlüsselsituationen, in denen Informationen sicher mit Menschen geteilt werden müssen. Lösungen für sogenannte „virtuelle data room due diligence“ ermöglichen es Unternehmen, wichtige Geschäftsinformationen in einer sicheren Online-Umgebung auszutauschen und zu kontrollieren.

Öffentliches Angebot

Für Unternehmen, die an Börsengängen interessiert sind, kann ein Börsengang oft ein komplizierter Prozess sein. Unternehmen, die sich für einen Börsengang entscheiden, müssen gegenüber der Öffentlichkeit und den Aktionären sehr transparent sein und unterliegen zusätzlichen Regeln und Vorschriften auf lokaler, bundesstaatlicher und bundesstaatlicher Ebene. Für Unternehmen, die einen erfolgreichen Börsengang durchführen möchten, ist besondere Sorgfalt und Aufmerksamkeit erforderlich, wenn es darum geht, die vertraulichen Geschäftsunterlagen des Unternehmens streng zu kontrollieren. Der virtuelle Datenraum erfüllt diese Anforderungen und vereinfacht den Prozess für Unternehmen, sensible Geschäftsdaten mit der Öffentlichkeit und Aktionären zu teilen.

Akquise von internationalen Fachkräften

Für Unternehmen, die auf der Suche nach internationalen Fachkräften sind, bieten VDR-Lösungen die Möglichkeit, vertrauliche Dokumente von Mitarbeitern sicher zu speichern, Schreiben und anderen Unterlagen beteiligten Personen zur Verfügung zu stellen. So kann beispielsweise eine Bewerbung von einem Bewerber aus Indien von der Personalabteilung in Freiburg gesichtet und bearbeitet werden.

Was sind die wichtigsten Vorteile virtueller Datenräume?

Die Stärke eines „virtuellen secure data room“ liegt zweifellos in seiner Sicherheit. Der virtuelle Datenraum bietet Sicherheitsfunktionen, die darauf ausgelegt sind, wichtige Unternehmensdokumente zu schützen und zu verhindern, dass vertrauliche Unternehmensinformationen in die falschen Hände geraten. Virtuelle Datenraumlösungen für Unternehmen ermöglichen den vollständig sicheren Austausch von Geschäftsdokumenten und deren Nachverfolgung. Ein virtueller „data room“ ist eine ideale nahtlose Lösung für den sicheren Austausch und die Überwachung wichtiger Geschäftsinformationen mit mehreren Geschäftspartnern während einer Transaktion. Mit virtuellen Datenräumen können kann man:

• Benutzern und Dokumenten unterschiedliche Sicherheitsstufen zuweisen;
• spezifische Einschränkungen für wichtige Geschäftsdokumente anwenden, schreibgeschützt, druckgeschützt oder schreibgeschützt;
• Wasserzeichen auf Seiten platzieren, die angezeigt und/oder gedruckt werden, um Dokumente zu schützen;
• den Zugriff auf den virtuellen Datenraum für jeden Benutzer überwachen und steuern;
• finden und verwalten, wer wie oft Zugriff auf die einzelnen Dokumente hat.

Fundraising-Prozesse

Ein weiteres Feld ist Fundraising, ein Schlüsselereignis, das das Wachstum und die Rentabilität eines Unternehmens bestimmen kann. Für Unternehmen, die sich mit Fundraising-Aktivitäten befassen, ist der reibungslose und sichere Fluss wichtiger Geschäftsdaten zwischen dem Unternehmen und potenziellen Investoren von entscheidender Bedeutung. Der virtuelle „data room“ ist weitgehend von der Verteilung von Privatplatzierungsmemoranden, Privatplatzierungsinvestitionen und anderen Finanzierungsinitiativen abhängig. Die VDR-Lösung bietet auch hier eine Plattform für Corporate-Governance-Teams, um den Austausch vertraulicher Informationen mit Investoren effektiv zu verwalten und zu kontrollieren.

Fazit

Heute sind Unternehmen zunehmend auf einen zuverlässigen Schutz ihrer Dokumente angewiesen. Virtuelle Räume bieten Lösungen für sensible Daten. Große Vorteile bieten diese Lösungen insbesondere für Unternehmen, die nicht an einem zentralen Ort liegen, sondern international tätig sind, internationale Fachkräfte suchen und beschäftigen. Für sie sind virtuelle Datenräume eine Lösung, wie sie trotz ihrer dezentralen Organisation zentral ihre Daten speichern und verwalten können. (em) Wirtschaft