Elektronische Signatur gegen den Fachkräftemangel

Die Pandemie hat die Arbeitswelt stark verändert. Digital statt Präsenz lautet heute die Devise. Arbeitnehmer fahren heute nicht mehr – sofern es die Arbeit erlaubt – nicht mehr ins Büro, um die Arbeit zu erledigen, sondern können von überall arbeiten: zu Hause, unterwegs in der Bahn oder aus dem Ausland.

Der Konversation mit Kollegen und Gruppenmeetings erfolgen über Videoschaltungen, der Austausch von Dokumenten zunehmend digital. Sie werden binnen Sekunden per E-Mail versandt, statt wie bisher üblich per Post oder mittels eines Boten. Diese Digitalisierung ist insbesondere für Menschen von großem Vorteil, die ortsunabhängig oder weit entfernt vom Firmensitz leben – etwa im Ausland.

Grenzübergreifend und binnen Sekunden

Doch es gibt auch Hürden, wenn es darum geht, Dokumente rechtsverbindlich zu unterschreiben. Lange mussten Dokumente – beispielsweise Arbeitsverträge – handschriftlich unterschrieben werden, damit sie gültig sind. Die Personalabteilung hat den Vertrag zunächst in mehrfacher Ausfertigung ausgedruckt, sie unterschrieben und per Post an den künftigen Arbeitnehmer geschickt, damit dieser ein Exemplar handschriftlich unterzeichnet und zurückschickt. Allein dieser Prozess hat oft mehrere Tage in Anspruch genommen, ganz zu schweigen von der Unsicherheit, ob die Dokumente auch tatsächlich angekommen sind beim Empfänger. Dies war, sofern Dokumente international verschickt wurden, nicht immer garantiert.

Die Digitalisierung schafft inzwischen Abhilfe: Heute kann man einen Arbeitsvertrag digital unterzeichnen – grenzübergreifend und binnen Sekunden. Das bringt insbesondere für Menschen Vorteile, die sich im Ausland befinden, beispielsweise für Fachkräfte, die von deutschen Unternehmen händeringend gesucht und angeworben werden. Sie können, ehe sie sich dazu entschließen, sich gegebenenfalls nach Deutschland zu reisen und sich niederzulassen, mit einem rechtsverbindlichen Arbeitsvertrag den künftigen Job sichern.

Kosten- und Ressourcenersparnis

Die digitale Unterschrift erleichtert aber nicht nur Arbeitnehmern das Leben, sondern auch den HR-Abteilung – auch Personalabteilung genannt. HR ist eine Abkürzung aus dem Englischen und steht für Human Resources. Dank der digitalen Unterschrift entfallen zahllose Ausdrucke von Arbeitsverträgen sowie deren kostspielige Archivierung in Papierform. Das schont nicht nur Umwelt und Klima, sondern auch die Unternehmensasse.

Zunächst fallen die Versendungskosten für die Post weg, die bei wichtigen Dokumenten höher ausfallen, wenn sie versichert, per Express und/oder ins Ausland versendet werden müssen. Des Weiteren müssen die Dokumente nicht mehr ausgedruckt werden, was Toner, Drucker und Papierkosten spart. Gänzlich entfallen zudem die Archivierungskosten in Form von Personal und Miete für geeignete Räume. Schließlich wird auch das HR-Personal entlastet, was weniger Lohnzahlung zur Folge hat.

Ersatz der handschriftlichen Unterschrift

Damit die elektronische Signatur bzw. Unterschrift rechtsgültig wird, abhängig vom Dokumenttyp, müssen eine Reihe von Anforderungen erfüllt sein. Der Gesetzgeber schreibt diese verbindlich vor. Als Arbeitnehmer oder Privatmann muss man sich damit in der Regel aber nicht im Detail auseinandersetzen. Geschulte HR-Mitarbeiter kennen die inhaltlichen Anforderungen, die beispielsweise an einen Arbeitsvertrag gestellt werden. Den technischen Unterbau liefern in der Regel spezialisierte Anbieter, die gegen ein Entgelt, die richtige Softwarelösung zur Verfügung stellen. Die Anwendung ist oft selbsterklärend oder mit einer kleinen Schulung möglich.

Juristisch gesehen nimmt die elektronische Signatur die Stellung der schriftlichen geäußerten Willenserklärung ein, sofern alle Anforderungen erfüllt sind. Ist dies der Fall, ersetzt sie die handschriftliche Unterschrift. Voraussetzung dafür ist, dass die elektronische Signatur auf dem Dokument fest mit dem Unterzeichnenden verknüpft ist.

Win-win mit digitaler Signatur

Was sich kompliziert anhört, ist dank ausgereifter Softwarelösungen sowohl für die HR-Abteilung als auch für künftige Arbeitnehmer unkompliziert. In der Regel arbeiten alle nach dem gleichen Schema: Die HR-Abteilung stellt Dokumente in einer digitalen Umgebung bereit und lädt den Vertragspartner per Mail ein, das Dokument digital zu unterzeichnen. Dieser muss dann einem Link folgen und sich allenfalls zur Feststellung seiner Identität einmal registrieren. Anschließend kann er seine elektronische Unterschrift setzen.

Die zunehmende Zahl von Anbietern auf dem Markt zeigt, dass diese Form der Unterzeichnung zunehmend beliebter wird und in HR-Abteilungen verstärkt zum Einsatz kommt. Die Zukunft wird zeigen, wohin die Digitalisierungsreise noch führt. Fest steht, dass sie bereits einen großen Schritt nach vorne gemacht hat – sowohl aus Sicht der Unternehmen und umso mehr für Menschen, die grenzübergreifend Geschäfte tätigen oder einfach nach einem Job in einem anderen Land suchen. (em)