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Unterschrift (Symbolfoto) © andibreit @ pixabay.com (Lizenz), bearb. MiG

Ratgeber

Dokumente sicher und schnell international senden mit elektronischer Signatur

Wer international Dokumente verschicken will, braucht einen langen Atem. Und wenn die Dokumente auch noch signiert sein müssen, wird es besonders lang. Abhilfe könnte die digitale Signatur bieten.

Montag, 22.11.2021, 0:27 Uhr|zuletzt aktualisiert: Montag, 22.11.2021, 17:08 Uhr Lesedauer: 5 Minuten  |  

Bei grenzüberschreitendem Dokumentenversand treten immer die gleichen Hürden auf. Dokumente müssen selbst unterschrieben werden oder in unterschriebener Form vorliegen. Dadurch verzögern sich viele Vorgänge beträchtlich.

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Doch es gibt Abhilfe: Mit digitalen Unterschriften ist auch internationales Dokumentenmanagement einfach zu handhaben. Elektronische Signaturen sind dabei keinesfalls neu. Zudem gibt es verschiedene Varianten, die bei geeigneter Auswahl optimal zu den eigenen Anforderungen passen.

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Was ist eine elektronische Signatur?

Eine elektronische Signatur ersetzt in weiten Teilen händische Unterschriften unter Dokumenten und ermöglicht die Digitalisierung vieler papierhafter Vorgänge. Die Signatur stellt die Integrität von Inhalten in Dokumenten ebenso sicher wie die Identität der beteiligten Personen.

Elektronische Signaturen kommen unternehmensintern ebenso zum Einsatz wie im E-Commerce oder im E-Government. Die elektronische Signatur wird häufig als Synonym für digitale Signaturen verwendet. Der Begriff der digitalen Signatur entstammt der Informatik und bezieht sich hier auf die zum Einsatz kommenden kryptografischen Verfahren. Die elektronische Signatur ist vor allem ein rechtswissenschaftlicher Begriff.

Wie funktioniert eine digitale Signatur technisch?

Eine digitale Signatur basiert auf einem Verschlüsselungsverfahren, dient aber nicht der Verschlüsselung an sich. Es gibt zwei elektronische Schlüssel: Einen öffentlichen Schlüssel und einen privaten Schlüssel.

Das Prinzip: Anwender können Dokumente mit dem privaten Schlüssel verschlüsseln. Die Entschlüsselung ist jedoch nur mit dem öffentlichen Schlüssel möglich. Den privaten Schlüssel müssen Anwender geheim halten, der öffentliche Schlüssel ist dagegen frei zugänglich.

Dadurch kann eine digitale Signatur einer Person zugeordnet werden. Dazu dient der private Schlüssel. Wird dieser zur Verschlüsselung eines Dokuments eingesetzt, kommt der sogenannte Hashwert zum Einsatz. Der öffentliche Schlüssel ist in der Lage, die Verschlüsselung zu prüfen.

Durch ein mathematisches Verfahren wird dabei sichergestellt, dass die Informationen aus der verschlüsselten Datei mit den Informationen der entschlüsselten Datei übereinstimmen. Dies gilt als Beweis für die Echtheit der mittels elektronischer Signatur verschlüsselten Datei.

Zur Klarstellung: Es geht bei digitaler Signatur nicht darum, Dokumente vor dem Zugriff Dritter zu schützen. Vielmehr steht die Authentizität von Dokumenten im Mittelpunkt. Eine elektronische Signatur ist eher ein Siegel als ein Schutzschild.

Ein Wachssiegel auf einen Brief dient dazu, dem rechtmäßigen Empfänger nachzuweisen, dass der Brief zwischenzeitlich nicht geöffnet wurde. Dritte können das Siegel durchaus verletzen – allerdings nicht unbemerkt. Genauso funktioniert elektronische Signatur. Auch ein elektronisch signiertes Dokument kann von Dritten gelesen werden. Es ist jedoch nicht (ohne weiteres) möglich, das Dokument zu verändern, ohne dass der rechtmäßige Empfänger davon erfährt.

Welchen rechtlichen Status haben die Signaturen?

Welchen rechtlichen Status eine elektronische Signatur hat, hängt von Ihrer Einstufung ab. Es gibt einfache, fortgeschrittene und qualifizierte elektronische Unterschriften. Alle diese Verfahren basieren auf einem elektronischen Zertifikat und prüfen die Identität des unterzeichnenden Anwenders. In allen Fällen besteht der Zweck darin nachzuweisen, dass ein Dokument seit seiner Unterschrift durch einen Anwender nicht verändert wurde.

Die einzelnen Stufen der Signaturen unterscheiden sich im Hinblick auf die Anforderungen vor allem an die Identitätsprüfung. Es gilt: Sehr hohe Anforderungen erhöhen die Sicherheit, sind jedoch auch mit mehr Aufwand bei jedem einzelnen Vorgang verbunden. Speziell für Unternehmen bietet es sich deshalb an, die individuellen Sicherheitsanforderungen genau mit den Abläufen abzugleichen.

Oft reichen einfache elektronische Signaturen aus. Dies gilt zum Beispiel für Arbeitsnachweise, Non Disclosure Agreements, bestimmte Nachweise gegenüber Behörden oder Banken wie z.B. einer Stromrechnung.

Die qualifizierte elektronische Signatur wird bei besonders wichtigen bzw. kritischen Dokumenten verwendet. Häufig spielt für den Einsatz die Gesetzgebung bzw. Regulierung eine Rolle – etwa im Bereich der Anti-Geldwäsche-Gesetze im Finanzsektor.

So können etwa Bankkonten nur mit einer qualifizierten elektronischen Signatur eröffnet werden. Dies gilt auch für andere Verträge und Dokumente mit hohen Anforderungen wie zum Beispiel bestimmte Mietverträge, Kündigungsschreiben oder Verbraucherdarlehensverträge.

Rechtliche Rahmenbedingungen und ihre Entwicklung seit 2001

Viele wissen es nicht: Elektronische Signaturen sind in Deutschland keinesfalls neu. Bereits im Mai 2001 trat das „Gesetz über die Rahmenbedingungen für elektronische Signaturen und zur Änderung weiterer Vorschriften“ in Kraft. Das „Signaturgesetz“ stellte eine elektronische Signatur händischen Unterschriften grundsätzlich gleich.

Das Gesetz wurde vor einigen Jahren entscheidend weiterentwickelt. Am 1. Juli 2016 trat die eIDAS Verordnung in Kraft. Schließlich folgte am 29. Juli 2017 das Vertrauensdienstegesetz. Diese beiden Regelungen haben das Signaturgesetz abgelöst und bilden den regulatorischen Rahmen für die elektronische Signatur.

Die Technik für die elektronische Signatur darf nur von autorisierten Zertifizierungsstellen zur Verfügung gestellt werden. Die EU betreibt eine eigene Website, auf der solche Zertifizierungsstellen verzeichnet sind. Dort finden sich zum Beispiel Unternehmen wie DocuSign. Das Unternehmen ist börsennotiert und weist eine Marktkapitalisierung von mehr als 50 Milliarden USD auf. Dies ist nur ein Beispiel dafür, welch große wirtschaftliche Bedeutung Dienstleistern im Bereich der elektronischen Signatur und vergleichbaren Diensten mittlerweile zukommt.

Vorteile im Büroalltag

Im Alltag lassen sich mit elektronischen Signaturen viele Vorgänge beschleunigen. So ist es möglich, Kontakte zwischen verschiedenen Personen rechtssicher und dennoch volldigital stattfinden zu lassen -etwa bei freiberuflicher, grenzüberschreitender Mitarbeit oder Nachweisen, die an Empfänger in mehreren Ländern gesendet werden müssen.

Die Funktionen sind vielfältig und ermöglichen auch die grenzüberschreitende Interaktion mehrerer Personen. So kann der Urheber eines Dokuments z.B. festlegen, in welcher Reihenfolge Dokumente abgezeichnet werden sollen. Außerdem kann jeder involvierte Teilnehmer sehen, welche anderen Teilnehmer bereits eine Signatur geleistet haben. (dd)

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